Come riparare un file PST di grandi dimensioni corrotto

Era un lunedì mattina come tanti altri. Marco, un IT admin in un’azienda manifatturiera di medie dimensioni a Brescia, ricevette una chiamata dal reparto vendite: Outlook non si apriva. Il direttore commerciale, con vent’anni di corrispondenza clienti archiviata localmente, stava fissando una schermata di errore. Il file PST aveva superato i 45 GB.

Non è un caso isolato. Chiunque lavori nell’IT aziendale conosce bene questo scenario. File PST gonfiati da anni di allegati pesanti e archivi mai puliti. E poi, improvvisamente, tutto si ferma.

Un altro caso documentato, risalente al 2022 in uno studio legale di Londra, ha portato alla perdita temporanea di oltre 12.000 email archiviate dopo un crash di sistema durante un aggiornamento di Windows. Il file PST da 38 GB è diventato illeggibile. Il team IT ha impiegato tre giorni per risolvere il problema, e non senza difficoltà.

La domanda che ogni amministratore si pone in questi momenti è sempre la stessa: da dove si comincia?

Perché i file PST di grandi dimensioni sono una bomba a orologeria

Prima di parlare di soluzioni, è essenziale comprendere il problema alla radice. I file PST di Microsoft Outlook hanno sempre avuto un punto debole: non sono progettati per crescere indefinitamente.

Microsoft stessa ha definito nel tempo limiti consigliati:
• Il vecchio formato ANSI (Outlook 97–2002) aveva un limite fisso di 2 GB. Superarlo significava quasi certamente corruzione.

Il formato Unicode è stato introdotto con Outlook 2003, ma il limite di dimensione del file è evoluto nelle varie versioni. Outlook 2003 e 2007 limitano il PST a 20 GB, mentre Outlook 2010 e tutte le versioni successive, inclusi 2013, 2016, 2019, 2021 e Microsoft 365, elevano il limite a 50 GB. Detto questo, anche con il limite più alto, le prestazioni possono degradare sensibilmente ben prima di raggiungere il massimo.

Il formato Unicode, introdotto con Outlook 2003 e versioni successive, aumenta il limite tecnico fino a 50 GB, ma le prestazioni in genere peggiorano molto prima, spesso intorno ai 20–25 GB.
• Outlook si blocca durante la scrittura o la sincronizzazione della cache locale — in particolare file PST in configurazioni standalone/IMAP, e file OST in ambienti Exchange o Microsoft 365, dove Outlook genera automaticamente un file di cache offline invece di un PST.

L’esito è sempre lo stesso: Outlook restituisce errori come “Il file di dati di Outlook non è stato chiuso correttamente”, le cartelle scompaiono, le email non si caricano oppure, nei casi peggiori, il file PST non si apre affatto.

Il primo passo: metodi manuali e strumenti nativi

Quando un PST è corrotto, il primo istinto, e giustamente, è affidarsi agli strumenti che Microsoft già fornisce. Vediamo cosa funziona e, soprattutto, dove questi metodi mostrano i loro limiti.

ScanPST.exe — lo strumento di riparazione nativo di Outlook

Microsoft include in ogni installazione di Office uno strumento chiamato Inbox Repair Tool, meglio noto come ScanPST.exe. Di solito si trova in percorsi come:
C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16\SCANPST.EXE

Il percorso esatto dipende dalla versione di Office e dal tipo di installazione.

Il suo funzionamento è semplice: si seleziona il file PST, si avvia la scansione e lo strumento tenta di riparare l’intestazione e la struttura di base del file. Prima di procedere, crea automaticamente un backup con estensione .bak, una precauzione sempre gradita.

Quando ScanPST funziona bene:
Su file PST di dimensioni contenute con corruzione superficiale, spesso è sufficiente. Un amministratore esperto sa che per file sotto i 10–15 GB con danni leggeri, ScanPST può risolvere il problema in pochi minuti.

1.veri limiti di ScanPST:
Ed è qui che iniziano i problemi reali. Lo strumento nativo di Microsoft non è progettato per gestire:
• File PST superiori a 20–30 GB
• Corruzione profonda della struttura interna del file
• Recupero di email eliminate
• Riparazione di file PST crittografati
• Casi in cui il file è così danneggiato da non essere nemmeno riconosciuto

In molti casi, ScanPST si avvia, scansiona per ore e poi restituisce un messaggio frustrante: “Riparazione completata”, ma Outlook continua a non aprire il file. Oppure lo apre con intere cartelle vuote o mancanti.

Tornando a Marco a Brescia: ScanPST ha lavorato per due ore sul file da 45 GB. Alla fine ha recuperato la struttura delle cartelle, ma più di 8.000 email erano scomparse. Non sufficiente.

Ridurre e compattare il PST prima che sia troppo tardi

Una buona pratica preventiva, che ogni amministratore dovrebbe includere nelle procedure aziendali, è la compattazione periodica del PST. In Outlook:
File → Impostazioni account → File di dati → Impostazioni → Compatta ora.

Questo riduce la dimensione del file eliminando lo spazio lasciato dagli elementi eliminati. Non ripara un file corrotto, ma aiuta a prevenire problemi.

3.Creare un nuovo profilo Outlook

In alcuni casi, la corruzione non è nel file PST stesso ma nel profilo Outlook associato. Creare un nuovo profilo utente e collegarlo al PST esistente può risolvere errori di apertura apparentemente inspiegabili. È un passaggio rapido da provare prima di interventi più invasivi

4.Ripristinare da backup

La soluzione più pulita, quando disponibile, è sempre il ripristino da un backup recente e verificato. In contesti aziendali, un amministratore che mantiene backup regolari dei file PST o che ha migrato gli utenti a Exchange o Microsoft 365 con archivi cloud si trova in una posizione molto più solida.

Il problema è che nella realtà, soprattutto nelle PMI, i backup locali dei PST sono spesso assenti, incompleti o non testati. E quando un backup serve davvero, spesso non c’è.

Quando ScanPST non basta: entrano in gioco gli strumenti di terze parti

A questo punto, lo scenario cambia. Quando i metodi nativi falliscono, e con file di grandi dimensioni e corruzione profonda accade spesso, l’unica strada percorribile è affidarsi a strumenti specializzati.

Nel caso dello studio legale di Londra citato all’inizio: dopo due giorni di tentativi con ScanPST e vari workaround manuali senza risultati soddisfacenti, il team IT ha scelto Stellar Repair for Outlook. In poche ore, il software ha recuperato oltre il 95% delle email archiviate, comprese quelle eliminate, preservando la struttura originale delle cartelle.

Questa transizione, dagli strumenti nativi al software professionale, rappresenta l’evoluzione naturale del processo di riparazione quando la posta in gioco è alta.

Strumento di riparazione PST di Outlook: come funziona nella pratica

Uno strumento di terze parti per la riparazione PST di Outlook è progettato specificamente per i casi in cui ScanPST è stato provato senza successo. Il software non si limita a controllare le intestazioni del file: esegue una scansione approfondita dell’intera struttura del PST, estrae tutto ciò che è recuperabile e genera un nuovo file PST integro.

Il processo si articola in tre fasi chiare:

Fase 1 — Scansione:
Il software analizza il file corrotto a livello strutturale, identificando tutti gli elementi recuperabili indipendentemente dalla gravità della corruzione.

Fase 2 — Anteprima:
Prima di salvare qualsiasi dato, l’amministratore può visualizzare tutto ciò che è stato trovato in un’interfaccia a tre pannelli: email, allegati, contatti, calendari, attività, note. Le email eliminate vengono evidenziate, rendendo immediatamente chiaro cosa è recuperabile.

Fase 3 — Esportazione:
Viene creato un nuovo file PST sano, pronto per essere importato in Outlook. In alternativa, i dati possono essere esportati in formati come MSG, EML, PDF, RTF o HTML.

Funzionalità utili in contesti aziendali:
• Recupero selettivo delle cartelle — non sempre è necessario recuperare l’intero archivio
• Supporto per file crittografati — importante in ambienti corporate
• Funzione di ripresa — utile durante la scansione di file molto grandi
• Ampia compatibilità — PST da versioni Outlook più vecchie fino alle release più recenti

Flusso di lavoro consigliato per un IT admin

Riassumendo in un processo logico, ecco l’approccio che ogni amministratore dovrebbe seguire di fronte a un PST corrotto:

Per prima cosa, verificare se esiste un backup recente e, in caso affermativo, valutare il ripristino diretto. Se non è disponibile un backup valido, provare ScanPST su una copia del file, mai sull’originale, e valutare i risultati. Se ScanPST non recupera completamente i dati o fallisce, passare a uno strumento professionale come Stellar Repair for Outlook per una scansione approfondita e un recupero completo.

Considerazioni finali

La corruzione di un file PST di grandi dimensioni è uno di quegli eventi che ogni amministratore teme ma che prima o poi dovrà affrontare. La buona notizia è che nella maggior parte dei casi i dati non sono definitivamente persi, ma semplicemente inaccessibili.

La chiave è agire con metodo: comprendere la causa, tentare i rimedi nativi quando appropriato e sapere quando rivolgersi a strumenti professionali. Aspettare troppo a lungo o fare tentativi casuali su un file già compromesso può ridurre ulteriormente le possibilità di recupero.

E la prossima volta? Backup regolari, monitoraggio delle dimensioni dei PST e migrazione a Exchange o Microsoft 365 quando possibile. La prevenzione resta la strategia migliore, ma quando non basta, avere gli strumenti giusti fa tutta la differenza.