I 10 migliori software per il monitoraggio dei dipendenti

Il software per il monitoraggio dei dipendenti è uno strumento essenziale per i manager che desiderano assicurarsi che i propri dipendenti trascorrano il loro tempo di lavoro per adempiere ai compiti e alle responsabilità che gli vengono assegnati e non si prendano il tempo per guardare video di gatti o troll sui social media o, peggio, esibirsi azioni non intenzionali o dannose che potrebbero danneggiare l’azienda.

Il miglior software per il monitoraggio dei dipendenti ti aiuterà a capire meglio come i dipendenti trascorrono le ore di lavoro e a fornire suggerimenti per aumentare la produttività dei dipendenti. Per determinare la cima del software di monitoraggio dei dipendenti di quest’anno, abbiamo trovato un software semplice ed economico. Abbiamo esaminato le funzionalità per monitorare la produttività dei dipendenti, incluso il monitoraggio del Web e delle app, l’acquisizione di schermate e il filtraggio dei contenuti.

Perché dovresti usare un software di monitoraggio dei dipendenti?

Gli strumenti per il monitoraggio dei dipendenti sono creati per tracciare la posizione dei dipendenti e le loro attività, con particolare attenzione al comportamento e al traffico online. Gli strumenti per il monitoraggio dei dipendenti sono generalmente costruiti sulla base del monitoraggio del tempo per attività.

Tuttavia, sono molto più concentrati sulle attività che i dipendenti svolgono nel loro ambiente di lavoro rispetto alla quantità di tempo che hanno dedicato. Hanno anche capacità analitiche più potenti di quelle che si concentrano su pianificazione, presenze e schede attività.

La maggior parte dei software di monitoraggio dei dipendenti è sviluppata per aumentare la produttività di un’organizzazione, nonché la sicurezza o entrambi. Questi strumenti possono aumentare la produttività analizzando e monitorando il comportamento online dei dipendenti. Gli strumenti basano questa analisi sulla categorizzazione delle prestazioni di ciascun sito Web o app utilizzata dai dipendenti.

Il monitoraggio aiuta anche i manager a valutare l’efficienza dei dipendenti nel completare compiti specifici ea dividere in modo efficiente i carichi di lavoro e gli incarichi. Questa funzione è particolarmente utile per i dipendenti remoti quando il monitoraggio fisico non è possibile.
La pandemia di covid-19 all’inizio del 2020 ha aumentato l’uso del software di monitoraggio dei dipendenti. I lavori sono proseguiti indipendentemente dalla situazione. Chi ha potuto lavorare da remoto lo ha fatto con o senza supervisione.

È la stessa storia, pandemia o meno. L’uso della tecnologia di monitoraggio ha effettivamente migliorato la gestione dei dipendenti. Molte aziende IT prevedono di lavorare in remoto su base costante. Dopo la pandemia, molti dipendenti vogliono continuare a lavorare da remoto.

Dopo la pandemia, si aprono molte possibilità. Innanzitutto, esaminiamo lo scopo e l’utilizzo del monitoraggio dei dipendenti negli scenari di lavoro a distanza.

1. CleverControl

CleverControl è un programma cloud di monitoraggio dei dipendenti che include tutto ciò di cui hai bisogno per tenere traccia del comportamento, dell’efficienza, della produttività, dell’equilibrio di lavoro e degli obiettivi dei dipendenti. Le sue capacità complete di reporting e analisi sulla forza lavoro sono il motivo per cui lo consigliamo come il miglior software di monitoraggio dei dipendenti che può essere utilizzato per l’analisi della forza lavoro.

I manager possono visualizzare un massimo di 16 dispositivi dei dipendenti alla volta utilizzando la funzione di monitoraggio in tempo reale della piattaforma CleverControl. Puoi anche monitorare la cronologia del sito Web, le sequenze di tasti, l’attività dell’applicazione, l’attività sui social network e altro.

Con CleverControl, i manager possono anche visualizzare schermate, attività sui motori di ricerca e ascoltare registrazioni audio del microfono.

Il costo mensile è determinato dal numero di dispositivi monitorati. Sono disponibili per assistenza la chat dal vivo, un centro assistenza online e servizi di posta elettronica.

2. Spyrix Employee Monitoring

Spyrix è uno dei migliori keylogger che funzionano su Mac e Windows. Questo keylogger può supportare 12 lingue, rendendolo perfetto per le aziende che gestiscono lavoratori da diverse località.

Dopo l’installazione, Spyrix monitorerà e prenderà appunti di ogni software e applicazione in esecuzione in background sul tuo dispositivo. Spyrix acquisirà immagini di finestre attive e unità rimovibili e periferiche come stampanti. Registrerà anche le sequenze di tasti e gli appunti.

3. Actual Keylogger Business Online

L’interfaccia di Actual Keylogger non è molto diversa dagli altri strumenti che offre. Il dashboard mostra gli eventi, insieme alle loro descrizioni e timestamp. Lo strumento può essere configurato per monitorare app di messaggistica e social network. Inoltre, Actual Keylogger consente ai gestori di creare una blocklist di siti Web con categorie che vanno da siti Web di giochi e per adulti a siti di shopping e social media.

4. DeskTime

Un software di monitoraggio del tempo completamente automatico che ha dimostrato di aumentare la produttività dei dipendenti del 30 percento nelle prime settimane dopo l’implementazione. Scopri come tu e i tuoi dipendenti trascorrete il loro tempo su Internet e offline. Tieni traccia del tempo per progetto e poi calcola le spese in base alla retribuzione oraria dei lavoratori.

Inoltre, puoi creare rapporti personalizzati che puoi utilizzare internamente o per i tuoi clienti, organizzare permessi e ferie dei dipendenti, calcolare la compensazione per gli straordinari e salvare le informazioni di contatto dei membri del tuo team in un’unica posizione.

5. Monitask

Monitask è un’applicazione online per il monitoraggio delle prestazioni e del tempo creata per aiutare le aziende a dirigere e monitorare i propri dipendenti remoti. Ti consente di monitorare l’attività online dei dipendenti e registrare il tempo, acquisire schermate occasionali e tenere traccia dell’utilizzo dei dipendenti. Ciò consente alle aziende di tenere traccia del tempo che i dipendenti trascorrono a lavorare e anche ai dipendenti di migliorare la propria efficienza.

I manager possono utilizzare Monitask per vedere le app utilizzate dai lavoratori o dai liberi professionisti, raccogliere dettagli sul tempo di utilizzo di ciascuna app e determinare quali applicazioni sono più vantaggiose per i dipendenti invece di fare affidamento su alternative che ostacolano la produttività. Il programma può valutare la produttività dei dipendenti e creare informazioni per aiutarti a capire come stanno facendo i tuoi dipendenti nel loro lavoro.

6. Hubstaff

Hubstaff è la soluzione ideale per chi gestisce i lavoratori a distanza. Coinvolgere i dipendenti e mantenerli produttivi quando non lavorano in ufficio è difficile. Tuttavia, questo software può aiutare a mantenerli responsabili.

Con Hubstaff puoi tenere traccia dell’attività della tua app e dell’URL. Il programma ti consente di tenere traccia dello stato di avanzamento del lavoro scattando immagini opzionali. Potrai visualizzare i livelli di attività dei dipendenti relativi all’utilizzo di mouse e tastiera su ogni dispositivo. Hubstaff fornisce un’applicazione mobile che ti consente di monitorare l’utilizzo in movimento. Avrai accesso a report completi e dati in tempo reale tramite il palmo della tua mano.

7. Teramind

Teramind è un’applicazione flessibile con funzionalità che i gestori e i proprietari dell’azienda possono modificare per soddisfare i requisiti delle loro attività. I manager possono monitorare l’attività dei desktop dei propri dipendenti con la trasmissione in diretta e le funzionalità di riproduzione della cronologia in tempo reale o al termine della giornata lavorativa.

Il programma ti consente di vedere se sono altamente produttivi o meno e quali programmi, attività e siti Web utilizzano trascorrono il loro tempo. Il software per il monitoraggio non solo monitora l’utilizzo del computer da parte dei dipendenti per aumentare l’efficienza, ma può anche salvaguardare le aziende da attacchi dannosi.

8. ActivTrak

ActivTrak è un software di monitoraggio che fornisce l’analisi del comportamento dei dipendenti. Funziona in modalità invisibile e si basa sulle impostazioni che scegli prima di installarlo sui computer dei tuoi dipendenti. Avrai una visione più accurata di come la tua forza lavoro utilizza il proprio tempo quando non è consapevole di essere osservata.

ActivTrak fornisce metodi per l’applicazione delle politiche aziendali. I trigger possono essere programmati per bloccare istantaneamente l’accesso a siti, documenti o applicazioni con restrizioni, consentendo ai dipendenti di concentrarsi sulle proprie attività senza essere distratti.

9. Time Doctor

Time Doctor è uno strumento di monitoraggio che ti consente di monitorare con grande precisione l’orario di lavoro dei tuoi dipendenti. Può aiutarti a stabilire una relazione più semplice con i tuoi clienti consentendo loro di visualizzare report e schermate di attività relative ai loro progetti. Utilizzando il monitoraggio del tempo e il monitoraggio remoto di Time Doctor, sarai in grado di ottenere una visione completa dei tuoi dipendenti che sono produttivi e di quelli con meno tempo produttivo.

10. Timely

Timely è un’altra applicazione per verificare se i lavoratori remoti stanno lavorando. Una delle caratteristiche distintive di Timely è la possibilità di classificare il tuo tempo in base alle attività, ai siti Web visitati e agli strumenti utilizzati. Timely si integra con molte popolari applicazioni di comunicazione, gestione dei progetti e chat video. Tuttavia, la maggior parte di queste integrazioni è accessibile solo nelle versioni premium.

Caratteristiche del software di monitoraggio dei dipendenti

La tecnologia si sta sviluppando a una velocità tale che il lavoro si svolge nei luoghi di lavoro e in una serie di contesti, come la casa. Il lavoro da casa è diventato più popolare negli ultimi anni. Inoltre, i dispositivi di lavoro sono cambiati da desktop a laptop o gadget mobili.

Monitoraggio Internet
Internet è uno strumento fondamentale per svolgere le attività più rapidamente se utilizzato in modo corretto ed efficace. L’idea è di esaminare come Internet viene utilizzato sul posto di lavoro e determinare se c’è qualcosa che potrebbe essere fatto per aiutare il processo a funzionare più agevolmente.

In quasi tutte le organizzazioni, l’e-mail è il principale metodo di comunicazione. Legalmente, le e-mail fanno parte dei documenti ufficiali. Le aziende devono tenere traccia delle comunicazioni ufficiali per prevenire azioni legali e altri disastri.

Attività legate all’informatica
Come il monitoraggio di Internet, questo programma può tenere traccia delle applicazioni in esecuzione localmente su laptop e desktop. I dati raccolti possono essere utilizzati per determinare il tempo prezioso speso, quali programmi sono stati utilizzati frequentemente e quanto tempo è stato dedicato ad attività improduttive.

Registrazione battitura
Tiene traccia di ogni tasto che i dipendenti premono in sequenza cronologica. Questa è una funzione altamente sensibile, quindi viene utilizzata solo quando è necessaria una quantità significativa di sorveglianza. I dipendenti potrebbero inserire informazioni private, come i loro numeri di previdenza sociale o informazioni bancarie e password, e il keylogging potrebbe portare a un’invasione della privacy.

Cruscotto di business intelligence
Il software fornirà dashboard con business intelligence che assiste nell’analisi dell’efficacia dei dipendenti, indicando le aree di business che non sono produttive e visualizzando i migliori risultati del team e le applicazioni basate sul Web visitate più frequentemente.

Generazione di rapporti
Uno degli aspetti più importanti di qualsiasi software di monitoraggio è la capacità di produrre report. Possono fornire registri con visualizzazioni grafiche che forniscono informazioni su ogni attività. Sono disponibili rappresentazioni grafiche della maggior parte dei siti Web visitati di recente. Fornisce inoltre dettagli sugli ultimi sei-otto mesi. Inoltre, puoi visualizzare le app utilizzate più di frequente e il loro utilizzo passato.

Pro e contro

Pro
Ecco alcuni possibili vantaggi del monitoraggio delle azioni di determinati dipendenti:
• Aiuta a identificare i problemi, come le molestie;
• Potrebbe ridurre il furto
• Scopri dove potrebbe essere necessario ridistribuire il carico di lavoro (ad esempio nei casi in cui alcuni gruppi trascorrono troppo tempo in attività non lavorative);
• Aiuta a tenere traccia ea garantire che le norme di sicurezza siano rispettate;
• Ridurre il numero di dipendenti che perdono tempo al lavoro poiché sono consapevoli di essere osservati;
• Potrebbe evidenziare colli di bottiglia o aree su cui i dipendenti dedicano più tempo di quanto dovrebbero nei loro processi di lavoro. Potrebbe consentire al datore di lavoro di esaminare la procedura e modificarla.

Contro

Ci sono diversi potenziali aspetti negativi associati al monitoraggio dei dipendenti. Questi sono solo alcuni di essi:
• Alcuni dipendenti potrebbero ritenere che la loro privacy sia stata violata.
• Potrebbe non essere facile coinvolgere i dipendenti se il monitoraggio è inquietante.
• Il monitoraggio potrebbe indicare un’assenza di fiducia e causare rabbia e abbassare il morale e il lavoro.
• La distinzione tra casa e lavoro non è sempre chiara; molte persone utilizzano gli stessi gadget per entrambi. Allora, dove si ferma il monitoraggio?
• Più dati potrebbero significare che più informazioni possono essere utilizzate in modo improprio se cadono nelle mani sbagliate.

Aspetti legali dei programmi per monitorare le prestazioni dei dipendenti
Sebbene il monitoraggio dell’uso del computer e di Internet dei dipendenti possa sembrare un’invasione, in realtà non lo è. La Corte Suprema degli Stati Uniti ha stabilito nel 2010 che è legale per i datori di lavoro osservare le attività dei dipendenti mentre sono in servizio o utilizzare apparecchiature aziendali come laptop, cercapersone, unità USB e dispositivi mobili. Non ci sono state regole sul software che le aziende possono utilizzare per tenere traccia dei dipendenti. Ciò significa che puoi utilizzare un software in grado di monitorare le sequenze di tasti e prendere le password, ma c’è qualche controversia sul fatto che questi strumenti siano adatti o meno all’uso.

Sebbene il governo federale non imponga restrizioni al monitoraggio di Internet dei dipendenti, alcuni stati hanno misure di sicurezza. Un numero crescente di stati impone ai datori di lavoro di informare i propri dipendenti se tengono traccia delle attività su Internet, come l’uso di sequenze di tasti ed e-mail. È possibile divulgare queste informazioni nella politica di utilizzo, nel manuale del dipendente come parte dell’orientamento del nuovo dipendente o inviare un’e-mail ai dipendenti ricordando loro la politica.

Conclusione
Il software di monitoraggio dei dipendenti è un programma utilizzato di frequente da numerose aziende in tutto il mondo. È un ottimo modo per proteggere la tua azienda da frodi aziendali o hacker. È possibile rivedere e confrontare vari programmi di monitoraggio dei dipendenti prima di scegliere quello adatto alla propria attività.