Aumentare la produttività e la disciplina in ufficio

La proprietaria di un negozio online di prodotti per animali ha contattato l’azienda nel 2021. Voleva iniziare a controllare i suoi dipendenti dopo aver sorpreso una di loro a guardare Netflix sul posto di lavoro. Tuttavia, il suo team non aveva uno specialista IT, quindi uno dei requisiti principali della proprietaria del negozio era la semplicità e la facilità d’uso. Il programma doveva essere facile da configurare e semplice nell’uso in modo che lei potesse utilizzarlo senza il coinvolgimento di uno specialista IT. La soluzione proposta da CleverControl aveva tutte le funzioni necessarie.

Il programma CleverControl è stato installato su tutti i computer dell’ufficio in pochi giorni. Ora la proprietaria poteva vedere tutto ciò che ogni dipendente stava facendo durante l’orario di lavoro. La dipendente che è stata sorpresa a guardare Netflix ha cercato di ingannare CleverControl. Due display erano collegati al suo computer. Nella schermata principale ha aperto i documenti di lavoro e la serie nella seconda, sperando che la sua titolare non se ne accorgesse. In tali casi, il programma monitora entrambi gli schermi e la proprietaria può passare da uno all’altro in modalità Visualizzazione dal vivo — Live Viewing. Quindi il tentativo della dipendente di guardare un film sul posto di lavoro non era rimasto inosservato.

Un altro dipendente è stato sorpreso a scaricare musica e film sfruttando la rete Internet dell’ufficio. Lo faceva spesso, mettendo a dura prova la velocità effettiva, motivo per cui i suoi colleghi si lamentavano spesso della connessione Internet lenta. Per non parlare del fatto che il suo comportamento era chiaramente inappropriato rispetto al codice di condotta dell’ufficio.

Dopo aver installato il programma, la proprietaria del negozio ha riscontrato anche numerosi arrivi in ritardo, partenze anticipate e periodi di inattività significativi. Anche nei log si poteva riscontrare un utilizzo regolare dei social network. Utilizzando la funzione di blocco dei siti di CleverControl, la proprietaria ha limitato l’accesso ai social network e ai siti di intrattenimento sui computer dell’ufficio. Tali azioni hanno portato i benefici: la velocità di elaborazione degli ordini è aumentata. I clienti del negozio hanno cominciato a riferire di una consegna rapida più spesso di prima e si sono lamentati meno dei manager negligenti. L’introduzione del programma di CleverControl ha aumentato il livello di soddisfazione dei clienti.

La proprietaria del negozio era soddisfatta di quanto fosse stato facile impostare il programma e della potenza di monitoraggio. Poteva ricevere non solo rapporti statistici sulla giornata lavorativa di ciascun dipendente o dell’intero ufficio, ma anche vedere cosa stavano facendo in tempo reale. La proprietaria continua ad utilizzare il programma di CleverControl, anche se ora praticamente non ci sono più i casi di violazione della disciplina tra i dipendenti.

Tutti i vantaggi di CleverControl

Completo ed efficiente, CleverControl è un programma pensato per il controllo del personale e delle attività di lavoro. Il suo scopo, quindi, è quello di monitorare il lavoro in azienda, in modo da riuscire ad individuare in tempi rapidi eventuali dipendenti improduttivi o, al contrario, membri del team ad elevato rischio di burnout, in conseguenza di eccessivi carichi di lavoro.

Di seguito, le principali funzionalità e i vantaggi di CleverControl:

• riconoscimento dei volti – utilizzando le webcam dei computer, il programma elabora un resoconto puntuale dei dipendenti che sono al lavoro. In questo modo, è facile capire se ci sono impiegati che coprono colleghi assenti.
• screenshot – il programma scatta foto del monitor del computer ad ogni variazione di schermata, offrendo la possibilità di verificare se il personale è al lavoro o se, invece, si sta dedicando ad altro.
• tracciamento internet – con questa funzione è possibile verificare il traffico internet del personale e, soprattutto, impedirgli l’accesso a siti specifici, inserendo parole chiave, URL o impostando determinati parametri.
• social media – il software si fa carico di effettuare screenshot di messaggi e pagine visitate sui social media. Con questa funzione, sarà quindi possibile avere un quadro realistico di come i dipendenti utilizzano il loro tempo in ufficio.
• uso di stampanti aziendali – scoprire cosa stampa il personale, significa avere la possibilità di capire se l’utilizzo delle stampanti è confinato negli interessi aziendali o se, invece, riguarda la sfera privata. Inoltre, sapere cosa viene stampato in ufficio è un modo molto efficace per scongiurare eventuali fughe di dati sensibili.
• monitoraggio archiviazione esterna – completando l’operazione con la funzione screenshot, il programma registra anche quali dispositivi esterni si collegano ai computer aziendali, in modo da sapere chi copia file dagli hard disk.
• trasmissione in diretta da webcam – grazie alle webcam dei computer, è possibile monitorare in tempo reale ciò che accade all’interno degli spazi aziendali e, se necessario, intervenire in funzione di supporto.
• registrazione schermo, video e suoni – è possibile chiedere al programma di registrare le attività dei dipendenti sui computer e i video delle webcam per guardarle in un secondo momento, anche selezionando solo i periodi di tempo per i quali si ha un particolare interesse.
• tracciamento tempi di lavoro e controllo presenze – il software tiene traccia del momento in cui si accendono e spengono i computer, offrendo un valido aiuto per monitorare le presenze, ma anche per controllare gli orari di entrata ed uscita dello staff.
• monitoraggio tempi di inattività – nello stesso modo, registra anche i periodi di inattività al computer, in modo da poter valutare, caso per caso, la reale efficienza e produttività giornaliera.

Su richiesta, può anche essere attivato il Keylogging, che restituisce un quadro preciso di tutte le battute effettuate su un computer, tenendo traccia anche di quelle cancellate.